MEMAHAMI MANAJEMEN PUSKESMAS “PUSKESMAS, BUKAN SEKEDAR TEMPAT BEROBAT”

Oleh :
Armein Sjuhary Rowi, dr., M.Kes
Kepala Seksi Pelayanan Kesehatan Primer dan Tradisional
Dinas Kesehatan Kota Bogor

Masih banyak yang beranggapan bahwa Puskesmas hanyalah sebuah bangunan kecil untuk berobat. Bahkan dulu istilah Puskesmas sering diplesetkan menjadi “pusing, keseleo dan masuk angin” menandakan bahwa Puskesmas hanya fasilitas seadanya untuk melayani masyarakat miskin. Seiring dengan perkembangannya, Puskesmas tidak bisa dianggap remeh lagi. Pembaruan pelayanan yang semakin mutakhir, membuat puskesmas ter “upgrade” menjadi lebih dari yang dibayangkan. Saat ini malah ada Puskesmas yang hampir setara dengan Rumah Sakit dan memiliki tata graha seperti hotel bintang lima. Hal ini tidak terlepas dari perhatian pemerintah kepada puskesmas sendiri sebagai garda terdepan pembangunan kesehatan yang memberikan pelayanan terjangkau bagi rakyat Indonesia, tetapi tetap mengutamakan mutu yang sebaik-baiknya.
Untuk mendapatkan gambaran mengenai keadaan puskesmas yang sebenarnya saat ini, maka tulisan ini dibuat agar puskesmas dapat diperhitungkan sebagai wahana yang turut berperan dalam menciptakan kesehatan secara umum bagi masyarakat dan memberikan pelayanan yang mengutamakan keramahan, kepedulian dan kenyamanan bagi pasien. Sehingga diharapkan suatu saat puskesmas dapat bersaing dengan fasilitas kesehatan lainnya atau justru mampu menggaet pasien-pasien yang saat ini banyak melirik untuk berobat ke luar negeri.
Sebagai ulasan awal, kita harus paham mengenai motivasi dibentuknya puskesmas. Puskesmas yang merupakan singkatan dari Pusat Kesehatan Masyarakat, pada mulanya dirintis sekitar tahun 1965 dan 1966. Bentuk puskesmas saat itu sangat sederhana sekali, dan lebih mengutamakan paradigma sakit. Dibandingkan saat ini, puskesmas telah bergeser ke paradigma sehat, yang artinya adalah pelayanan diberikan kepada orang sakit untuk menjadi sehat dan kepada orang sehat agar tetap terjaga kesehatannya. Kemudian bagaimana puskesmas beroperasi dan pola penyelenggaraannya seperti apa?
Ketika suatu puskesmas berdiri, maka yang akan ditanyakan pertama kali adalah apa yang akan dilakukan oleh Puskesmas. Sebagaimana singkatannya, maka puskesmas adalah “pusat” atau suatu “kegiatan yang dipusatkan” pada suatu fasilitas, kemudian kegiatan yang diselenggarakannya berhubungan dengan kesehatan yang ditujukan kepada masyarakat. Selanjutnya kembali menjadi pertanyaan, kegiatan-kegiatan apa yang diselenggarakan oleh puskesmas bagi masyarakat?
Untuk mengetahui dan memahami kegiatan-kegiatan dalam penyelenggaraan puskesmas, maka harus dipahami dahulu bahwa sebagai penyelenggara, puskesmas merupakan wadah yang berbentuk organisasi (Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 75 Tahun 2014). Bahkan puskesmas bisa dikatakan bersifat seperti suatu perusahaan, walaupun lebih mengutamakan nilai sosial daripada nilai profit atau keuntungan, sehingga berbeda dengan perusahaan-perusahaan komersial. Sifat puskesmas sebagai organisasi atau menyerupai perusahaan, mengharuskan pengelolaan puskesmas mengikuti kaidah manajemen yang baik. Kaidah manajemen yang dimaksud adalah POACE (Planning, Organizating, Actuating, Controlling dan Evaluating).
Dengan kaidah ini, diharapkan Puskesmas menyelenggarakan kegiatannya secara terencana, terstruktur, terlaksana, terkontrol dan terevaluasi. Kaidah POACE ini harus memberikan dampak yang signifikan, sehingga penyelenggaraan kegiatan Puskesmas benar-benar menghasilkan, tidak sekedar menggugurkan kewajiban. Dalam mengadaptasi kaidah manajemen, maka puskesmas menetapkan sistem manajemennya dengan pola P1, P2 dan P3. P1 adalah perencanaan, P2 adalah Pelaksanaan-Penggerakan, P3 adalah Pengawasan-Pengendalian-Penilaian dan ditambah dukungan dari Dinas Kesehatan setempat (Peraturan Menteri Kesehatan RI Nomor 44 Tahun 2017).
Bagaimana memulai dan melaksanakan penyelenggaraan kegiatan di Puskesmas? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, harus dimulai dengan pemikiran bahwa dalam tahap permulaan semua aktivitas apapun membutuhkan “modal” atau “data”. Inilah yang menjadi dasar apa yang akan dilaksanakan oleh Puskesmas. Kemudian muncul pertanyaan, data apa yang dibutuhkan oleh puskesmas? Dari mana Puskesmas mendapatkan data untuk memulai penyelenggaraannya? Jawabannya adalah data yang dibutuhkan dapat berasal dari beberapa sumber terutama yang berhubungan dengan penyelenggaraan kesehatan bagi masyarakat di wilayah puskesmas. Data yang ada di Puskesmas dapat dikelompokan atas Data lama, yaitu data dari hasil kegiatan sebelumnya yang akan menjadi acuan bagi puskesmas untuk melaksanakan kegiatan selanjutnya. Data lama biasanya berupa kesenjangan atau kegiatan-kegiatan yang belum beres dan masih menyisakan pekerjaan untuk segera menyelesaikannya. Apabila puskesmas baru berdiri maka tidak ada data lama, sehingga harus menggunakan data yang baru, atau mencari data baru. Data baru adalah data segar yang didapat saat ini dan dibutuhkan untuk menentukan kegiatan yang akan dilaksanakan. Data-data ini pun dapat dipilah berdasarkan sumbernya sebagai berikut :
Data TOP DOWN, adalah Data yang bersumber mulai dari Peraturan-peraturan hingga petunjuk dan pedoman dari tingkat pusat hingga tingkat daerah dan dinas kesehatan, seperti Undang-undang yang brhubungan dengan kesehatan, Peraturan Pemerintah, Peraturan Presiden, Peraturan Menteri Kesehatan, Kepusan Menteri Kesehatan, Peraturan Daerah, Peraturan Bupati, Peraturan Walikota, Renstra Dinas Kesehatan dan seterusnya dari atas ke puskesmas
Data HORISONTAL, adalah Data yang bersumber dari puskesmas sendiri, disesuaikan dengan kebutuhan puskesmas, berdasarkan situasi dan kondisi, juga bisa berasal dari kaji banding apabila ada beberapa kegiatan yang perlu dicarikan ide pemecahan dari kegiatan puskesmas lain yang sudah berhasil.
Data BOTTOM UP, adalah data yang bersumber dari masyarakat, karena Puskesmas menyelenggarakan kegiatan untuk masyarakat, maka harus mengetahui apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh masyarakat, data-data ini bisa didapat dari hasil survei dan analisis kebutuhan dan harapan masyarakat, baik melalui informasi langsung dari masyarakat dengan media tertulis atau media sosial maupun melalui kegiatan Survei Mawas Diri (SMD), Musyawarah Masyarakat Desa/Kelurahan (MMD/K) atau survei-survei dan informasi lainnya.
Setelah data-data diperoleh, siap untuk memulai penyelenggaraan Puskesmas. Dilakukan pengelompokan sebagai berikut :
Penyelenggaraan Administrasi dan Manajemen Puskesmas, disingkat ADMEN
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Masyarakat di wilayah puskesmas, disingkat UKM
Penyelenggaraan Upaya Kesehatan Perorangan bagi pengguna dan sasaran puskesmas, disingkat UKP
Tujuan pengelompokkan ini adalah agar dapat memudahkan dalam menerapkan program-program penyelenggaraan yang ada dengan maksud untuk mencapai hasil yang maksimal, dengan tetap menjaga keutuhan suatu penyelenggaraan puskesmas.
Oleh karena itu ketiga pengelompokan tersebut harus terintegrasi dan dapat menunjang satu dengan yang lainnya. Sesudah mendapatkan data-data, maka puskesmas bida memulai penyelenggaraannya.
Tahap-tahap penyelenggaraan mengikuti P1, P2 dan P3, sebagai berikut :
Perencanaan
Tahap perencanaan dimulai dengan mengumpulkan semua data tersebut, menganalisisnya, merekomendasikan dan merencanakan tindak lanjutnya (Peraturan Menteri Kesehatan No. 44 Tahun 2016). Pada tahap pengumpulan data, diharapkan puskesmas sudah memiliki data baik data lama maupun data baru, baik yang berasal dari Top Down, Horisontal maupun Bottom Up. Kemudian data-data tersebut dikelompokkan sesuai kelompok penyelenggaraan (ADMEN, UKM dan UKP), dikelompokkan pula dalam usulan peningkatan mutu dan keselamatan pasien dan dikelompokkan sesuai dengan prioritas yang dihadapi. Penentuan prioritas dapat dilakukan bersama-sama saat menganalisis data melalui analisis yang direkomendasikan yaitu fish bone sebagai analisis penyebab dan penunjang dengan bentuk seperti tulang ikan serta USG (Urgency, Severity dan Grouth) sebagai analisis prioritas, berat ringan dan peluangnya. Hasil dari analisis data adalah status untuk kegiatan atau program yang berhubungan dengan penyelenggaraan puskesmas. Kemudian tersusunlah rekomendasi kegiatan apa yang harus dilaksanakan untuk mengatasi hasil ini. Jika datanya buruk maka kegiatannya adalah untuk memperbaiki, jika datanya standar maka kegiatannya adalah untuk meningkatkannya dan jika datanya baik, maka kegiatannya untuk mempertahankan. Bagian terakhir dalam perencanaan adalah menentukan Rencana Tindak Lanjut atau kapan kegiatan-kegiatan tersebut dilaksanakan. Penentuan harus secara detail hingga ke tanggal pelaksanaan. Hasil akhir dari tahap ini adalah keluarlah perencanaan tingkat puskesmas (PTP) yang terdiri atas Rencana Usulan Kegiatan (RUK) dan ketika disesuaikan dengan ketersediaan anggaran yang ada maka menjadi Rencana Pelaksanaan Kegiatan (RPK)
Pelaksanaan-Penggerakan
Tahap pelaksanaan dan penggerakan adalah tahap melakukan apa yang sudah direncanakan dalam tahap perencanaan. Pada tahap ini semua kegiatan yang sudah direncanakan harus dapat terlaksana secara terukur, terjaga, jelas arahnya dan jelas penggunaan semua penunjangnya, termasuk anggarannya. Oleh karena itu pada tahap ini harus memiliki teknis yang dapat dipertanggungjawabkan, mulai dari proses pelaksanaan kegiatan hingga output dan outcome yang diharapkan. Kegiatan-kegiatan pada tahap ini dapat ditunjang oleh pertemuan-pertemuan koordinasi seperti lokakarya mini bulanan puskesmas (lokmin) untuk lintas program puskesmas dan Lokakarya mini tri bulanan puskesmas (loktri) untuk lintas sektor.
Pengawasan-Pengendalian-Penilaian
Tahap Pengawasan, pengendalian dan penilaian adalah tahap menentukan apakah kegiatan yang dilaksanakan sudah sesuai dengan yang direncanakan atau apakah hasil, output dan outcome sudah sesuai dengan yang diharapkan. Jjika belum maka harus dilakukan evaluasi apa yang menyebabkan masalah tersebut, dilanjukan dengan rekomendasi kembali kegiatan perbaikannya dan tentunya rencana tindak lanjut kembali, begitu seterusnya sehingga akan menyerupai suatu siklus. Siklus ini digambarkan sebagai siklus rencanakan, kerjakan, periksa dan lakukan (plan, dp, check dan action yang disingkat dengan PDCA).
Tiga tahap puskesmas ini harus benar-benar terlaksana sehingga mampu membentuk sistem yang kuat. Inilah sistem manajemen yang ada di puskesmas.
Kita berharap semoga dengan berjalan sistem manajemen puskesmas yang baik, maka penyelenggaraan puskesmas akan menjadi lebih teratur dan maksimal sehingga puskesmas bukan sekedar lagi fasilitas sederhana, tetapi fasilitas yang cukup komplek dengan pelayanan yang paripurna. (ASR)